Utfordringene som helse- og omsorgstjenestene står overfor, er store. Det blir flere eldre og uføre, samtidig som det er mangel på helsepersonell.
Fra venstre: Assisterende avdelingsleder Trine Lill Bangstad Erlund , sykepleier Lisbeth Kirkelund, vernepleier Irene Buberg og avdelingsleder Lene Nordberg.– Det gjør at vi er nødt til å tenke nytt. Så når vi måtte gjøre om turnusen på grunn av en overordnet rammeavtale for turnus som førte til at vi ikke lenger kunne ha vakter under 6,5 timer, bestemte vi oss for å innføre TØRN og oppgavekort på alle vakter og arbeidsoppgaver i samme prosess, forteller avdelingsleder på Lyngholtet sykehjem, Lene Nordberg.
Mye arbeid før oppstart med TØRN
Lyngholtet sykehjem er en skjermet avdeling tilrettelagt for personer med demens, psykiatri og utfordrende atferd. De har tre grupper med 20 pasientplasser og cirka 80 ansatte (faste og vikarer).
Siden august har de jobbet godt og mye for å gjøre alt klart til oppstart med oppgavekort og TØRN i begynnelsen av mars. Ansatte som ønsket det, fikk delta i arbeidsgruppa som skulle jobbe med prosjektet.
– Det har vært veldig viktig å involvere alle ansatte. Vi hadde en engasjert arbeidsgruppe med en god blanding av ansatte med tanke på utdanning, og vi fikk også med oss ansatte som jobber fast natt. Uten de ansatte hadde ikke dette gått. De har vært engasjerte, kommet med innspill og gjort en kjempejobb, sier Nordberg.
Hva er TØRN?
TØRN er et nasjonalt program i regi av KS, som skal hjelpe kommuner og sykehus med å organisere helse- og omsorgstjenestene smartere, slik at ressursene brukes bedre og tjenestene blir mer bærekraftige.
Det handler om å sørge for at riktig person gjør riktig oppgave. Det betyr blant annet bedre oversikt over hvilken kompetanse ansatte faktisk har, og at arbeidshverdagen organiseres slik at fagkunnskapen kommer mest mulig til nytte.
Formålet med programmet er å legge til rette for bedre bruk av personellressursene i hele helse- og omsorgstjenesten, gjennom forsøk med nye arbeids- og organisasjonsformer. Ønsket er å skape mer kontinuitet, kvalitet og kapasitet i tjenesten med ny organisering av arbeid og arbeidstid.
Navnet TØRN er en fornorsking av det engelske ordet turn, som betyr vending, vridning eller sving.
Flere sykehjem i Elverum kommune er i gang med TØRN.
Assisterende avdelingsleder Trine Lill Bangstad Erlund legger til:
– Arbeidsgruppa har vært veldig fremoverlente og nytenkende, og det har vært gode diskusjoner underveis. Vi har også vært opptatt av at alle skal få samme informasjon, så vi har hatt fire informasjonsmøter rett før oppstart der 50 ansatte har deltatt.
Laget oppgavekort og rutinebeskrivelser
Det første de begynte med i august var å liste opp alle arbeidsoppgaver som utføres for at driften skal gå rundt. Deretter delte de oppgavene i rene sykepleier/vernepleieroppgaver, delingsoppgaver (som kan gjøres av alle) og oppgaver som ikke trenger helsefaglig kompetanse.
– Vi kartla også når på døgnet vi skulle utføre ulike oppgaver og hvilken kompetanse de ulike oppgavene trengte, slik at vi får brukt kompetansen vår riktig. Dette ga et godt fundament til å fordele alle oppgaver på ulike kort. Vi fikk en liten aha-opplevelse når vi så hvor mange oppgaver som gjøres i løpet av en vakt, sier Bangstad Erlund.
Dette resulterte i oppgavekort som for eksempel ansvarsvakt, pasientnær, service, legevisitt og joker. Hvilket oppgavekort den enkelte skal ha, er fordelt på forhånd i vaktboka. Den ansatte tar med seg sitt oppgavekort og skal ha det tilgjengelig hele vakten.
Der står det hva slags oppgaver de skal utføre og til hvilket tidspunkt. I tillegg er det laget rutinebeskrivelser til alle oppgaver, noe som skal sikre at oppgaver gjøres rett.
– Vi tenker at disse rutinebeskrivelsene vil være til god nytte for alle ansatte og ikke minst ved nyansettelser og ferieavvikling. På alle oppgavekort er det skrevet hvor man finner tilhørende rutine, noe som vil sikre god flyt i jobben, sier Nordberg.
Involvering av ansatte
De ansatte har vært involvert gjennom hele prosessen via arbeidsgruppa, tilbakemeldinger, evaluering og personalmøter.
– Jeg har tro på denne måten å jobbe på. Vi får mye mer nærhet til alle pasientene. Vi skal jobbe sammen med flere kollegaer, og vi er ikke bare inne på ei gruppe lenger. Nå er vi på inne på alle tre gruppene. Vi får litt mer bredde i det vi skal drive med. Vi blir bedre kjent med pasientene og de med oss, og vi blir bedre kjent med kolleger. Så må vi evaluere fortløpende, men jeg har tro på at dette blir bra, sier vernepleier Irene Buberg, som har vært med i arbeidsgruppa.
Hvordan vil denne måten å jobbe på ha å si for pasientene?
– Det tror jeg helt klart vil gagne dem. Pleiere som sitter med dem har tidligere hatt kjøkkenoppgaver, det skal fylles opp på lager og så videre. Det er alltid noen som driver rundt i miljøet med forskjellige gjøremål, og det kan skape uro. Nå slipper de det. Nå sitter det pleiere med dem hele tiden, sier Buberg.
Nordberg er enig:
– Vi håper dette skal bidra til mer ro for pasientene.
Det har vært en stor jobb for å kartlegge alle arbeidsoppgaver som gjøres på en vakt.
Utviklingsleder Jessica Blomsterlund på et av møtene i arbeidsgruppa.Eksempler på endringer
Det er mange endringer, deriblant legevisitten, kjøkkentjenesten og 08-møte.
Legevisitt
Det legevisitt én gang i uka. Lyngholtet er delt i tre grupper, og en sykepleier/vernepleier fra hver gruppe har hatt ansvar for legevisitt. Det vil si at tre personer har vært «låst» til denne oppgaven.
– De har opplevd en del «dødtid», da de må vente på sin tur. Dette er lite effektivt, samtidig som det krever minst tre sykepleiere/vernepleiere på jobb på visittdag. Etter start med oppgavekort, har én sykepleier ansvar for legevisitt på hele huset, forteller Bangstad Erlund
Det er laget en rutinebeskrivelse som dekker alle oppgaver tilhørende oppgavekortet «Legevisitt».
Det er laget oppgavekort til hver vakt.– Det gir oss flere fordeler som mer effektiv bruk av sykepleier/vernepleier, mindre sårbart ved sykdom/ferier, sykepleier/vernepleier blir mer kjent på hele huset noe som er en fordel hvis vi i fremtiden vil slite med å få tak i sykepleier/vernepleier.
Ansvarsvakt
Siden Lyngholtet er delt inn i tre grupper, så har ansatte stort sett jobbet etter gruppetilhørighet.
Dette har ført til ansatte ikke er så kjent på tvers av gruppene og ressursene ut i fra kompetanse og behov i avdelingen har kanskje ikke alltid blitt brukt optimalt.
– Nå jobber én sykepleier/vernepleier som «flåte», og får dermed et overblikk over status på huset. Den skal bistå med oppgaver som krever sykepleier/vernepleier. Den skal også bistå der det er mest behov. Fordelen er at sykepleier/vernepleier blir godt kjent på hele huset, noe som gjør det tryggere i perioder hvor vi har få sykepleiere/vernepleiere på jobb, forklarer Nordberg.
Kjøkkentjenester
Det er ett kjøkken på hver av de tre gruppene på Lyngholtet, som serverer sine pasienter. Det bestilles mat til hver enkelt gruppe, og ansatte går mellom pleie- og kjøkkenoppgaver gjennom vakten.
Nå er det laget et oppgavekort som heter «Service», og kjøkkenet på én av gruppene er gjort om til hovedkjøkken.
– All bestilling av mat gjøres nå til hovedkjøkkenet, samt at all mat (med unntak av varmmat), lages og fordels ut fra dette kjøkkenet. En ansatt pr vakt øremerkes denne oppgaven, og har ikke oppgaver som stell og pleie denne dagen. Dette er en oppgave som ikke krever helsefaglig bakgrunn og vi kan i fremtiden lyse ut stilling som service-arbeider. I tillegg har vi stor tro på at vi klarer å redusere matsvinn med den nye ordningen, sier Bangstad Erlund, som også ser en annen fordel:
– Vi tenker også at servicekortet kan være fint å få tildelt for ansatte som i perioder trenger tilrettelegging eller en kort «pause» fra direkte pasientarbeid.
Det ble mange lapper med oppgaver som gjøres daglig, ukentlig og månedlig.0800-møte
Før møtte én ansatt fra hver gruppe, til et møte med ledere kl. 08.00.
– Vi har hatt behov for dette møtepunktet, da vi ikke har felles vaktrom og har brukt møtet til å høre status på gruppene. Mange opplevde at de ikke kom i gang med vakta før etter dette møtet, sier Nordberg.
Etter oppstart med oppgavekort, tar den som har oppgavekortet «Ansvarsvakt» en runde på huset og melder fra til ledere hvis det er noe som må organiseres.
– Da kommer vi raskere i gang med arbeidsdagen, og blir dermed mer strukturerte og effektive.
Evaluering og tilbakemeldinger
Nordberg og Bangstad Erlund er spente på hvordan den nye måten å jobbe på blir.
– Vi er så vidt i gang, så vi trenger litt tid på å se hva som fungerer og hva som ikke fungerer. Det vil være ting som ikke fungerer slik vi hadde tenkt, men da gjør vi fortløpende justeringer som må til.
Det er delt ut spørreskjema med «smilefjes», for å ta tempen på hvordan ansatte har det på Lyngholtet før oppstart med TØRN.
Nytt skjema deles ut i september, for å få et inntrykk av hvordan de ansatte har det etter å ha jobbet med oppgavekort et halvt års tid.
De har også laget permer med evaluering av kort/rutinebeskrivelser.
– Ansatte skal kunne gi konstruktive tilbakemeldinger og innspill skriftlig og legge i denne permen. Vi har snakket mye om at det er viktig med lojalitet til det som er bestemt, og at vi må være forberedt på at det vil bli en del prøving og feiling i starten. Det er en annen måte å jobbe på enn tidligere, så det er klart at det er uvant og litt skummelt, men vi har dyktige og engasjerte ansatte så vi har tro på at dette blir bra for både ansatte og pasientene.