Personvernerklæring for Elverum kommune

For å kunne tilby deg best mulige tjenester, må Elverum kommune ofte behandle opplysninger om deg elektronisk eller i et register.

I denne erklæringen beskriver vi hvordan vi behandler dine personopplysninger, hva som er formålet, hvilke rettigheter du har og annet.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Kommunedirektør i kommunen er behandlingsansvarlig. Det vil si at kommunedirektøren har ansvaret for hvordan kommunen behandler personopplysninger. Kommunens ansatte utfører i det daglige den behandlingsansvarliges plikter.

Kommunen har også utnevnt et personvernombud som skal påse at kommunens behandling av personopplysninger skjer i tråd med loven for behandling av personopplysninger.

Hvorfor behandler Elverum kommune personopplysninger om deg?

Kort fortalt behandler Elverum kommune personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg. 

Vi behandler personopplysninger for å:

  • Yte og administrere lovpålagte kommunale tjenester, herunder barnehage, skole/SFO, helse og omsorg, sosiale tjenester, tekniske tjenester, kultur m.m.
  • Saksbehandle henvendelser, søknader, klager og innsynskrav.
  • Oppfylle rettslige forpliktelser etter blant annet forvaltningsloven, arkivloven, offentleglova, opplæringsloven, helse- og omsorgstjenesteloven og andre særlovgivninger.
  • Sikre informasjonssikkerhet, drift og utvikling av IKT systemer (logg, tilgangsstyring, sikkerhetskopiering, revisjon).
  • Ivareta beredskap, sikkerhet og kvalitet, inkludert avvikshåndtering, tilsyn, kontroll og intern rapportering.
  • Kommunisere med innbyggere og brukere via digitale kanaler (nettsider, digital post, selvbetjeningsløsninger).
  • Gjennomføre brukerundersøkelser (ved behov og innenfor rammen av rettslig grunnlag).
  • Eventuell forskning og statistikk innenfor lovverket.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

De fleste tjenestene Elverum kommune leverer er lovpålagte oppgaver. I disse tilfellene vil det rettslige grunnlaget være at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, eller for å utøve offentlig myndighet som Elverum kommune er pålagt.

Kommunen kan også behandle personopplysninger når dette er nødvendig for å ivareta noens vitale interesser, for eksempel hvis det er behov for akutt helsehjelp. 

I noen tilfeller vil vi benytte andre rettslige grunnlag, for eksempel samtykke. Kommunen bruker bare samtykke når vi ikke har annet rettslig grunnlag for behandlingen. Et samtykke er frivillig, og kan når som helst trekkes tilbake.

Kommunen kan ikke utføre sine oppgaver med grunnlag i en berettiget interesse. I noen tilfeller vil vi behandle personopplysninger for å ivareta en berettiget interesse til andre formål, for eksempel for å ivareta sikkerheten i kommunen. 

Sentrale lover er:

Barn og særlige hensyn

I behandling av opplysninger om barn og unge legger vi vekt på særskilt vern. Der samtykke er relevant, sikrer vi gyldig samtykke fra foreldre/foresatte i henhold til regelverket.

I skole og barnehage følger vi de særskilte lovkravene for disse tjenesteområdene.

Hva slags personopplysninger behandler Elverum kommune?

Hvilke opplysninger som er nødvendige, varierer med tjeneste og formål. Typisk kan vi behandle:

  • Grunnleggende kontakt- og identifikasjonsopplysninger: Navn, adresse, telefon, e post, fødselsdato, fødselsnummer/D nummer, statsborgerskap, kjønn, språk.
  • Familie- og relasjonsopplysninger: Foreldre/foresatte, ektefelle/samboer, barn, sivilstatus, pårørende.
  • Saks- og tjenesteopplysninger: Søknader, vedtak, klager, journalnotater og korrespondanse.
  • Helseopplysninger (særlige kategorier): Diagnoser, medisinbruk, tjenestemottak, journalopplysninger – kun der det er nødvendig for tjenester innen helse, mestring og omsorg, skolehelse m.m.
  • Utdanning og oppvekst: Skoleløp, fravær, karakterer, spesialpedagogiske behov, barnehageopptak.
  • Økonomi (der relevant): Betaling for kommunale tjenester, gebyrer, egenandeler, søknader om redusert betaling, startlån.
  • Tekniske logger: Pålogginger, systemhendelser, IP adresse, enhetsinformasjon – for sikkerhet og feilsøking.
  • Bilde/video (f.eks. fra arrangementer, informasjonsmateriell) – kun etter vurdering og eventuelt samtykke der det kreves.
  • Videoovervåking: dette skiltes og egen informasjon tilgjengeliggjøres der overvåkingen skjer.

For enkelte tjenester kan det forekomme behandling av særlige kategorier (GDPR art. 9) eller opplysninger om straffbare forhold (art. 10) når det følger av lov eller er strengt nødvendig og forholdsmessig.

Du kan lese mer detaljerte opplysninger i personvernerklæringene for:

Hvor henter vi opplysningene fra?

Vi henter primært opplysninger fra deg selv når du søker om eller bruker en tjeneste.
Når det er nødvendig for å yte en lovpålagt tjeneste og vi har hjemmel, kan vi også innhente opplysninger fra:

I disse tilfellene har vi egen lovhjemmel for å innhente opplysninger uten samtykke.

Du har rett til å få vite kilden når vi henter opplysninger om deg fra andre enn deg selv, med mindre lov unntar slik informasjon.

Det enkelte fagområde skal opplyse deg om dette i forbindelse med at du eksempelvis søker kommunen om en tjeneste eller ytelse. Elverum kommune henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra kommunen.

Hvem er personopplysningene tilgjengelige for?

Elverum kommune har taushetsplikt og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. Eksempler på det siste kan være lovpålagt rapportering til helseregister eller elevresultater i nasjonale prøver.

Vi deler bare opplysninger når det er nødvendig og lovlig, eller når du har samtykket:

  • Internt i kommunen: Saksbehandlere og enheter med tjenstlig behov og lovlig tilgang.
  • Andre offentlige organer: Når lov krever det (f.eks. helseregister, UDIR/Statsforvalter/NAV), eller når det er nødvendig for å behandle saken.
  • Databehandlere (leverandører): For drift og støtte av IKT‑systemer og fagsystemer. Det foreligger databehandleravtale som regulerer sikkerheten og behandlingsformålene.
  • Klageinstanser og tilsynsmyndigheter: Ved klage eller tilsyn.
  • Domstoler, politi eller andre myndigheter: Når vi er rettslig forpliktet.

Offentleglova

Innsyn i saksdokumenter kan gis etter offentleglova. Opplysninger underlagt taushetsplikt unntas.

Hvis kommunen må henvise saken din til et annet forvaltningsorgan, vil du bli informert, og vi vil spørre om tillatelse fra deg før en eventuell overføring av opplysningene.

Vi gir ikke fra oss informasjon om deg til tredjepart uten at du har gitt tillatelse til dette.

Overføringer til land utenfor EU/EØS (tredjeland) 

Vi ønsker at personopplysninger hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. I noen tilfeller, for eksempel når vi benytter en leverandør som håndterer personopplysninger på vegne av kommunen, kan data i visse tilfeller lagres i land som ikke tilhører EU/EØS.

I disse tilfellene skal et gyldig overføringsgrunnlag foreligge.

Eksempel på dette er EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, samt supplerende tiltak ved behov og vurdering av overføringsrisiko.

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter. Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger, at opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for det, samt at opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert.

Kommunen benytter bl.a. kryptering, tilgangsstyring, brannmurer, sikkerhetskopiering og sporing. Kommunen gjennomfører også risiko- og sårbarhetsanalyser og sikkerhetsrevisjoner for å kontrollere at opplysningene behandles på en sikker måte.

Alle de ansatte i kommunene har gjennomgått egen opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles i de ulike fagsystemene.

Bygninger hvor vi lagrer eller behandler personopplysninger er sikret med adgangskontroll. Vi har etablerte tiltak for å sikre at det er bare er godkjente personer i kommunen som har tilgang til opplysningene dine.

Ved brudd på personopplysningssikkerheten vurderer vi risiko og varsler Datatilsynet og berørte personer når vilkårene er oppfylt.

Hvor lenge bevares opplysningene?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven. Kommunen følger fylkesarkivets bevarings- og kassasjonsplan.

Automatiserte avgjørelser og profilering

Elverum kommune fatter som hovedregel ikke vedtak som utelukkende baserer seg på automatisert behandling og som har rettsvirkning eller tilsvarende betydelig påvirkning på deg (GDPR art. 22).

Dersom slik behandling likevel skulle forekomme i en bestemt tjeneste, vil du bli særskilt informert om logikken, betydningen og de forventede konsekvensene, samt dine rettigheter til menneskelig inngripen.

Hvilke rettigheter har jeg?

Du har rettigheter i forhold til dine personopplysninger som beskrevet i personvernforordningen (GDPR).

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres.

  • Du har rett til informasjon om hvilke opplysninger kommunen behandler og hva de brukes til
  • Du har rett til innsyn i opplysninger som er lagret om deg.

Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Du har rett til å få informasjon om:

  • Hvilke personopplysninger kommunen behandler om deg
  • Hvor opplysningene er hentet fra
  • Hva som er formålet med behandlingen av personopplysninger
  • Hvor lenge personopplysningene lagres
  • Om personopplysningene blir utlevert til andre og eventuelt hvem de blir utlevert til

Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. I noen tilfeller trenger vi mer tid, og da vil vi informere deg om det.

  • Du skal kunne kreve at feilaktige eller mangelfulle opplysninger om deg blir rettet

I utgangspunktet skal kommunen selv rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Det er imidlertid ikke alltid lett for den som behandler store mengder opplysninger å bli klar over at noe mangler eller er feil. Hvis opplysningene er hentet fra andre offentlige aktører, må du henvende deg til den aktøren som har registrert opplysningene for å få disse rettet.

  • Du kan be om at unødvendige opplysninger om deg selv slettes

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Merk at dette ikke gjelder dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven eller arkivloven.

  • Protestere mot en behandling av personopplysninger 

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

  • Rett til å trekke samtykke tilbake

Hvis behandlingen bygger på samtykke, kan du når som helst trekke dette tilbake – uten at det påvirker lovligheten før tilbaketrekking.

  • Dataportabilitet 

Hvis kommunen behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysningene om deg til deg eller en annen behandlingsansvarlig.

  • Rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet: Datatilsynet Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo

Du finner mer informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider. Der kan du også lese mer om dine rettigheter.

Vi oppfordrer deg til å kontakte kommunen eller personvernombudet først, slik at vi kan forsøke å løse saken.

Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis. Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis. Ved åpenbart ugrunnet eller overdreven bruk kan gebyr eller avslag vurderes i tråd med regelverket.

Personvernombudet i Elverum kommune kan kontaktes for å få hjelp, eller dersom du har spørsmål om personvern.

Personvernombud

Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.

Personvernombudet har som oppgave å veilede kommunen slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter, samt påpeke brudd på regelverket overfor den som er ansvarlig.

Selv om personvernombudet er ansatt i kommunen, har personvernombudet en uavhengig stilling i sitt arbeid som ombud. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet når det utfører sin rolle.

Personvernombudet kan kontaktes på følgende måte:

Sikker behandling av dataene er viktig for oss, og vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende lover og regler. Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679.

Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved endringer i lovverk, tjenester eller interne rutiner. Den til enhver tid gjeldende versjonen er publisert på våre nettsider. Vesentlige endringer vil bli tydelig kommunisert.

(Sist oppdatert 11. februar 2026)