Denne erklæringen forklarer hvordan personvernet ivaretas av sektor for Helse, mestring og omsorg, i forbindelse med innsamling av personopplysninger.

Sektor for Helse, mestring og omsorg består av:

Hjemmebaserte tjenester
Institusjonstjenester
Tjenester for personer med nedsatt funksjonsnivå
Rus og psykisk helsetjeneste
Fellestjenesten
Tildeling og koordinerende enhet

Behandlingen av dine personvernopplysninger vil til enhver tid følge gjeldende lovverk på området og vårt mål er at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger behandles på en sikker måte.

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i Lov om behandling av personopplysninger

Hvem er behandlingsansvarlig?

Det er kommunedirektør Kristian Trengereid som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Elverum kommune.

Det daglige ansvaret for å følge opp denne personvernerklæringen innenfor sektor for pleie, rehabilitering og omsorg, er delegert til sektorleder Aino Kristiansen. Sektorsjef har delegert oppgaven videre til enhetsledere og avdelingsledere i sektoren. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.

Hvorfor behandler Elverum kommune personopplysninger om deg?

Sektor for Helse, mestring og omsorg behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. Opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte som om du hadde sendt inn din henvendelse på papir. Opplysningene vil bare bli brukt til saksbehandling for det formålet henvendelsen gjelder.

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Personvernforordningen angir vilkårene for å behandle personopplysninger. Når det gjelder sektor for pleie, rehabilitering og omsorg vil hjemmelen som oftest være samtykke fra den registrerte eller hjemmel i lov.

Sentrale lover er:

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger.

Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.

Hvilke personopplysninger behandles?

Sektor for Helse, mestring og omsorg har elektronisk pasientjournal og andre saksbehandlingssystemer avhengig av de ulike tjenester eller funksjoner. Felles for alle systemer er at vi behandler opplysninger som er sensitive og derfor er disse lovmessig sikret.

I tillegg til å behandle navn, adresse, fødselsnummer, pårørende, språk, kjønn og sivilstand, behandler vi opplysninger om din helse, slik som diagnose, medisiner, laboratoriesvar, hjelpetiltak og funksjonsnivå, for å nevne noe. Hvis det er av betydning for saken, behandler vi også opplysninger om sivilstatus, navn på ektefelle/samboer og barn.

Vi innhenter kun de opplysninger som er nødvendig for å kunne vurdere og gi den hjelpen du trenger.

Hvor henter vi opplysningene fra?

Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.

Sektor for Helse, mestring og omsorg henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra kommunen.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis Folkeregisteret, spesialisthelsetjenesten, fastlege, NAV, Skatteetaten og andre.

Hvem er personopplysningene tilgjengelige for?

Personopplysninger i forbindelse med en spesifikk sak er bare tilgjengelig for de aktuelle saksbehandlere i kommunen som er involvert i saken. Elverum kommune har taushetsplikt og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. Eksempel på det siste kan være lovpålagt rapportering til helseregister.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

Dersom sektor for Helse, mestring og omsorg må henvise saken din til et annet forvaltningsorgan, vil du bli informert, og vi vil spørre om tillatelse fra deg før en eventuell overføring av opplysningene. Vi gir ikke fra oss informasjon om deg til tredjepart uten at du har gitt tillatelse til dette.

I klagesaker mot kommunen vil vi også oversende personopplysninger til klageorganet. For sektor for pleie, rehabilitering og omsorg vil dette som oftest være Statsforvalteren i Innlandet

Vi ønsker at personopplysninger hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. I noen tilfeller, for eksempel når vi deler informasjonen med en leverandør som håndterer personopplysninger på vegne av kommunen, kan data i visse tilfeller lagres i et tredjeland.

I slike tilfeller er beskyttelsesnivået garantert enten ved beslutning fra EU-kommisjonen om at det berørte landet sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller ved bruk av såkalte passende beskyttelsesforanstaltninger, for eksempel godkjent adferdskodeks i mottakerlandet, EU-modellklausuler eller Privacy Shield.

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter. Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger, at opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de samt at opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert.

Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Eksempler på sikkerhetstiltak vi har er at fagsystem som inneholder sensitiv informasjon er på sikker sone, det er tilgangskontroll, to-faktorpålogging, logging av bruk av systemene samt årlig internkontroll. Bygninger hvor vi lagrer eller behandler personopplysninger er sikret med adgangskontroll. Vi har etablerte tiltak (internkontroll og internrevisjon) for å sikre at det er bare er godkjente personer i kommunen som har tilgang til opplysningene dine.

Alle de ansatte i kommunene har gjennomgått egen opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.

Hvor lenge bevares opplysningene?

Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt». Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.

Retting og sletting gjøres etter Lov om helsepersonell og Lov om pasient- og brukerrettigheter.

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i Lov om arkiv

Hvilke rettigheter har jeg?

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres.

Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Du har rett til innsyn

Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn, jamfør pasient- og brukerrettighetsloven. Du rett til en enkel og kortfattet forklaring av faguttrykk eller lignende.

I enkelte tilfeller kan du nektes innsyn i opplysninger i journalen, dersom dette er nødvendig for å hindre fare for liv eller alvorlig helseskade, eller dersom det er utilrådelig av hensyn til personer som står deg nær

Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre.

Besøksadresse: Kommunehuset Folkvang, Lærerskolealleén 1, 2408 Elverum
E-post: postmottak@elverum.kommune.no
Postadresse: Elverum kommune, postboks 403, 2418 Elverum
Sentralbord: 62 43 30 00

Retting og sletting av informasjon

Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet. Retting og sletting gjøres etter helsepersonelloven og lov om pasient- og brukerrettigheter.

Retting skal skje ved at journalen føres på nytt, eller ved at en datert rettelse tilføyes i journalen. Retting skal ikke skje ved at opplysninger eller utsagn slettes.

Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandlinger ved for eksempel klage. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er arkivverdige.

Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.

Dataportabilitet

Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du aktivt og digitalt har gitt oss om deg gjennom avtale eller samtykke. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningene sendt videre dersom dere flytter.

Protestere mot bruk av opplysninger

I helt spesielle tilfeller kan det hende du ønsker å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke.

Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.

Les mer om dine rettigheter på datatilsynets nettsider her.

Brukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan:

benytte vårt elektroniske skjema på www.elverum.kommune.no
kontakte oss per post til Elverum kommune, postboks 403, 2418 Elverum
bruke e-postløsningen eDialog

Rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Du kan også lese mer om dine rettigheter på datatilsynets nettsider.

Personvernombud

Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.

Personvernombudet har som oppgave å veilede kommunen slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter, samt påpeke brudd på regelverket overfor den som er ansvarlig.

Selv om personvernombudet er ansatt i kommunen, har personvernombudet en uavhengig stilling i sitt arbeid som ombud. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet når det utfører sin rolle.

Personvernombudet i Elverum kommune kan kontaktes på følgende måte:

Post: Elverum kommune v/ Personvernombud Pernille Hammer, postboks 403, 2408 Elverum
E-post: pernille.hammer@elverum.kommune.no
Telefon: 452 97 187
Besøksadresse: Kommunehuset Folkvang, Lærerskolealleén 1, 2408 Elverum