Denne erklæringen forklarer hvordan personvernet ivaretas av sektor for familie og helse.
Sektor for familie og helse har en rekke tjenester:
- barneverntjeneste
- kommunehelsetjeneste
- helsestasjon
- skolehelsetjeneste
- barselomsorg
- interkommunal legevakt
Vi vil at du skal føle deg trygg på at lover og regler følges uansett hvilke tjeneste du benytter deg av. Sikker behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.
Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679.
Hvem er behandlingsansvarlig?
Det er kommunedirektør Kristian Trengereid som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Elverum kommune.
Det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til dette i sektor familie og helse, er delegert til sektorsjef Lars Kiplesund som delegerer videre til enhetsledere og til avdelingsledere i psykisk helsetjeneste.
Hva er formålet?
Sektor for familie og helse behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, i tillegg til å kunne saksbehandle henvendelser.
Å yte nødvendig helsehjelp, gi deg forsvarlig behandling og oppfølging, sikre pasient- og brukerrettigheter samt sikre arkivering og bevaring av opplysninger er eksempler på dette.
Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. Opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte som om du hadde sendt henvendelsen på papir.
Hva er det rettslige grunnlaget?
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i sektor for familie og helse er for det meste hjemlet i lov. Sentrale lover for vår sektor er:
- Helsepersonelloven
- Forskrift om pasientjournal
- helse- og omsorgstjenesteloven
- pasient- og brukerrettighetsloven
- akuttmedisinforskriften
- lov om barneverntjenester
- forvaltningsloven
- offentleglova
- arkivloven
I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller blir du informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.
Eksempler på når vi innhenter samtykke er når vi har samarbeidspartnere som ikke er helsepersonell, som skole og PPT.
Hvilke personopplysninger behandles?
Sektor for familie og helse har elektronisk pasientjournal og andre saksbehandlingssystemer avhengig av de ulike tjenester eller funksjoner. Felles for alle systemer er at vi behandler opplysninger som er sensitive og derfor er disse lovmessig sikret.
Foruten opplysninger om navn, adresse, fødselsnummer, pårørende, språk, kjønn og sivilstand, behandler vi opplysninger om din helse, slik som diagnose, medisiner, laboratoriesvar, hjelpetiltak og funksjonsnivå, for å nevne noe.
Tjenestene innhenter kun de opplysninger som er nødvendig for å kunne vurdere og gi den hjelpen bruker trenger.
Hvor hentes opplysningene fra?
Personopplysninger som behandles av sektor for familie og helse kan komme fra deg selv, foresatte eller pårørende, andre offentlige instanser og andre fagsystemer.
Vi får opplysninger blant annet fra Folkeregisteret, spesialisthelsetjenesten, norsk helsenett, fastlege, politiet, skoler og andre.
Utleveres opplysningene til tredjeparter?
Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til.
I slike tilfeller vil sektor for familie og helse alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag (samtykke og rettslig plikt).
Eksempler på hvem vi deler opplysninger med er fastlege, spesialisthelsetjeneste, apotek, helsepersonell, pårørende.
Utleveres opplysningene til et land utenfor EU/EØS?
Nei.
Hvordan sikres opplysningene?
Sektor for familie og helse har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret, og vi har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene.
Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
Eksempler på sikkerhetstiltak vi har er at fagsystem som inneholder sensitiv informasjon er på sikker sone, det er tilgangskontroll, to-faktorpålogging, logging av bruk av systemene samt årlig internkontroll.
Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt». Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.
Retting og sletting gjøres etter helsepersonelloven og lov om barnevernstjenester.
Hvilke rettigheter har du?
Når sektor for familie og helse behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge de lagres.
Du kan henvende deg til Elverum kommune eller direkte til sektor for familie og helse og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og innen 30 dager.
Dersom det av ulike årsaker blir vanskelig å innfri din henvendelse i løpet av 30 dager, har vi anledning til å utvide fristen med inntil 2 måneder. I slike tilfeller vil du få beskjed om utsatt frist.
Innsyn:
Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn, jamfør pasient- og brukerrettighetsloven og lov om barnevernstjenester. Du rett til en enkel og kortfattet forklaring av faguttrykk eller lignende.
I enkelte tilfeller kan du nektes innsyn i opplysninger i journalen, dersom dette er nødvendig for å hindre fare for liv eller alvorlig helseskade, eller dersom det er utilrådelig av hensyn til personer som står deg nær.
Retting og sletting av informasjon:
Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet. Retting og sletting gjøres etter helsepersonelloven og lov om barnevernstjenester.
Retting skal skje ved at journalen føres på nytt, eller ved at en datert rettelse tilføyes i journalen. Retting skal ikke skje ved at opplysninger eller utsagn slettes.
Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandlinger ved for eksempel klage. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er arkivverdige.
Begrenset behandling:
Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene sektor for familie og helse sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene.
Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.
Dataportabilitet:
Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du aktivt og digitalt har gitt oss om deg gjennom avtale eller samtykke. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningene sendt videre dersom dere flytter.
Protestere mot bruk av opplysninger:
I helt spesielle tilfeller kan det hende du ønsker å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke.
Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.
Brukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan:
- benytte vårt elektroniske skjema på www.elverum.kommune.no
- kontakte oss per post til Elverum kommune, postboks 403 Vestad, 2418 Elverum
- bruke e-postløsningen eDialog
Personvernombudet i Elverum kommune kan kontaktes på følgende måte:
- Post: Elverum kommune v/personvernombud Pernille Hammer, postboks 403 Vestad, 2408 Elverum
- E-post: pernille.hammer@elverum.kommune.no
- Telefon: 452 97 187
- Besøksadresse: Kommunehuset Folkvang, Lærerskolealleén 1, 2408 Elverum