I denne erklæringen kan du lese mer om når og hvordan vi behandler personopplysninger om deg.
Hvem er behandlingsansvarlig?
Det er kommunedirektør Kristian Trengereid som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Elverum kommune.
Det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til dette, er delegert til barnehagesjef og enhetslederne i de kommunale barnehagene.
Hva er formålet?
Våre kommunale barnehager behandler personopplysninger som er nødvendige for å utføre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser.
Eksempelvis trenger vi personopplysninger for å kunne fatte riktig vedtak og ivareta retten til barnehageplass, ha grunnlag for tilpasning av barnehagetilbudet som det enkelte barn har rett på, samt sikre korrekte kontaktopplysninger til barn og foresatte.
Andre eksempler hvor vi behandler personopplysninger er for:
- å kommunisere med barnet og foresatte, også ved overgang til skole
- å ha nødvendig informasjon om utfordringer barnet har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold og lignende for å møte barnets behov så lenge barnet går i barnehagen
- å ha nødvendige opplysninger knyttet til foreldrebetaling
Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.
Opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte som om du hadde sendt henvendelsen på papir.
Hva er det rettslige grunnlaget?
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i kommunale barnehager er for det meste hjemlet i lov. Sentrale lover er:
- Barnehageloven
- Forskrift om rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver
- Personopplysningsloven
- Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Elverum kommune praktiserer meroffentlighet, det vil si at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.
- Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Elverum kommune. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.
- Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares, herunder om lagring i arkivinstitusjon.
I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller blir du informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.
Eksempel på samtykke er overlevering av opplysninger til ny barnehage, overgang til skolen, samarbeid med Barne- og ungdomspsykiatrisk klinikk (BUP), Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) og helsestasjon.
Hvilke personopplysninger behandles?
De elektroniske systemene som lagrer personinformasjon for de kommunale barnehagene beskrives under. Systemet/systemene lagrer nødvendig informasjon knyttet til formålet for hvert system.
Kommunens system for administrasjon av barnehageplasser inneholder personopplysninger knyttet til barn og foresatte som søker om eller har barnehageplass.
Webbasert søknad om barnehageplass formidles gjennom en ekstern leverandør som kommunen har databehandleravtale med, men leverandøren har ikke innsyn i disse personopplysningene.
- Administrativt barnehagesystem:
Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer på barn og foresatte. Det sendes ut fakturafil over til økonomisystemet, hvor fakturaer blir sendt ut. - MyKid:
Her ligger personopplysninger som navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer på barn og foresatte samt fravær. Foresatte kan selv styre hvilken info de legger på sitt barn. Foresatte godkjenner at det legges ut bilder av sitt barn. - Sak/arkivsystem:
I dette systemet ligger elektroniske mapper på barna med all informasjon på ulike vedtak, personlige forhold, brev til/fra foresatte, samt samtykke gitt av foresatte. Systemet ivaretar sikkerheten rundt lagring av sensitiv data. Inntektsopplysninger ved eventuell søknad om redusert foreldrebetaling. - Barnemapper som oppbevares i barnehagen, hvor helseopplysningsskjema, allergier, foreldresamtaler ligger.
Hvor hentes opplysningene fra?
Personopplysninger som behandles av enhetslederne/barnehagesjef kan være direkte opplysninger gitt av foreldre/foresatte/pårørende selv, Folkeregisteret.
Ved flytting kan opplysninger innhentes fra tidligere barnehage etter samtykke fra foreldre/foresatte, eventuelle sakkyndige vurderinger/epikriser fra PPT, BUP, andre offentlige instanser og relevante fagsystemer.
Utleveres opplysningene til andre?
Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til. I slike tilfeller vil enhetsleder/barnehagesjef alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.
Eksempel på samarbeidsorgan er barnevernet, helsestasjon, overgang til skoler og andre barnehager.
- Barneverntjenesten (jfr. Opplysningsplikt)
- NAV (kontantstøtte)
Hvordan sikres opplysningene?
Enhetsleder/barnehagesjef har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret og har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene.
Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette. Eksempel er styrte tilganger til de ulike fagsystemer av systemansvarlige, pålogging via MinID.
Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt». Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.
- Administrativt barnehagesystem: Når barnet slutter i barnehagen blir det satt sluttdato og barnemappen arkiveres i arkivsystemet etter gjeldende lover og regler.
- MyKid: Når barnet slutter i barnehagen blir opplysningene slettet fra systemet av enhetsleder.
Hvilke rettigheter har du?
Du har rettigheter i forhold til dine personopplysninger som beskrevet i personvernforordningen (GDPR):
- Du har rett til informasjon om hvilke opplysninger kommunen behandler og hva de brukes til
- Du har rett til innsyn i opplysninger som er lagret om deg
- Du kan kreve retting av feilaktige eller ufullstendige opplysninger
- Du kan be om at unødvendige opplysninger om deg selv slettes
Innsyn i opplysninger som er registrert på deg kan fås ved skriftlig henvendelse til Elverum kommune.
Se kommunens overordnede personvernerklæring på www.elverum.kommune.no for mer informasjon om dine rettigheter eller les mer på Datatilsynets nettsider.
Hvis du ønsker å fremme en klage på hvordan kommunen ivaretar dine rettigheter kan dette gjøres til tilsynsmyndigheten som på personvernområdet er Datatilsynet Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.
Kontaktinformasjon til behandlingsansvarlige:
Personvernombudet kan kontaktes på følgende måte:
Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679.
(Sist endret 16. oktober 2024)