Hovedinnhold Meny Gå til søk
  1. Hjem
  2. Personvernerklæring for kommunale barnehager i Elverum

Personvernerklæring for kommunale barnehager i Elverum


This website is using Google's automatic translation feature, which means that the content may be different from its original language. While this technology can be helpful in translating text quickly, it is not always accurate and can lead to misunderstandings or errors in the translated content. It is important to keep in mind that the translated text may not fully capture the intended meaning or tone of the original language. Therefore, it is recommended to approach the translated content with caution and verify any important information with a trusted source.

Denne erklæringen forklarer hvordan personvernet ivaretas av de kommunale barnehagene i Elverum kommune.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Det er kommunedirektør Kristian Trengereid som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Elverum kommune.

Det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til dette, er delegert til sektorsjef/barnehagesjef/enhetslederne i de kommunale barnehagene.

Hva er formålet?

Våre kommunale barnehager behandler personopplysninger som er nødvendige for å utføre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser.

Eksempelvis trenger vi personopplysninger for å kunne fatte riktig vedtak og ivareta retten til barnehageplass, ha grunnlag for tilpasning av barnehagetilbudet som det enkelte barn har rett på, samt sikre korrekte kontaktopplysninger til barn og foresatte.

Andre eksempler hvor vi behandler personopplysninger er for:

  • å kommunisere med barnet og foresatte, også ved overgang til skole
  • å ha nødvendig informasjon om utfordringer barnet har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold og lignende for å møte barnets behov så lenge barnet går i barnehagen.
  • å ha nødvendige opplysninger knyttet til foreldrebetaling

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. Opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte som om du hadde sendt henvendelsen på papir.

Hva er det rettslige grunnlaget?

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i kommunale barnehager er for det meste hjemlet i lov. Sentrale lover er:

  • Barnehageloven
  • Forskrift om rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver
  • Personopplysningsloven
  • Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Elverum kommune praktiserer meroffentlighet, det vil si at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Elverum kommune. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.
  • Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares, herunder om lagring i arkivinstitusjon.

I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller blir du informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.

Eksempel på samtykke er overlevering av opplysninger til ny barnehage, overgang til skolen, samarbeid med Barne- og ungdomspsykiatrisk klinikk (BUP), Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) og helsestasjon.

Hvilke personopplysninger behandles?

De elektroniske systemene som lagrer personinformasjon for de kommunale barnehagene beskrives under. Systemet/systemene lagrer nødvendig informasjon knyttet til formålet for hvert system.

Kommunens system for administrasjon av barnehageplasser inneholder personopplysninger knyttet til barn og foresatte som søker om eller har barnehageplass.

Webbasert søknad om barnehageplass formidles gjennom en ekstern leverandør som kommunen har databehandleravtale med, men leverandøren har ikke innsyn i disse personopplysningene.

  • Administrativt barnehagesystem:
    Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer på barn og foresatte. Det sendes ut fakturafil over til økonomisystemet, hvor fakturaer blir sendt ut.
  • MyKid:
    Her ligger personopplysninger som navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer på barn og foresatte samt fravær. Foresatte kan selv styre hvilken info de legger på sitt barn. Foresatte godkjenner at det legges ut bilder av sitt barn.
  • Sak/arkivsystem:
    I dette systemet ligger elektroniske mapper på barna med all informasjon på ulike vedtak, personlige forhold, brev til/fra foresatte, samt samtykke gitt av foresatte. Systemet ivaretar sikkerheten rundt lagring av sensitiv data. Inntektsopplysninger ved eventuell søknad om redusert foreldrebetaling.
  • Barnemapper som oppbevares i barnehagen, hvor helseopplysningsskjema, allergier, foreldresamtaler ligger.

Hvor hentes opplysningene fra?

Personopplysninger som behandles av enhetslederne/barnehagesjef kan være direkte opplysninger gitt av foreldre/foresatte/pårørende selv, Folkeregisteret, ved flytting kan opplysninger innhentes fra tidligere barnehage etter samtykke fra foreldre/foresatte, eventuelle sakkyndige vurderinger/epikriser fra PPT, BUP, andre offentlige instanser og relevante fagsystemer.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til. I slike tilfeller vil enhetsleder/barnehagesjef alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.

Eksempel på samarbeidsorgan er barnevernet, helsestasjon, overgang til skoler og andre barnehager.

- Barneverntjenesten (jfr. Opplysningsplikt)
- NAV (kontantstøtte)

Hvordan sikres opplysningene?

Enhetsleder/barnehagesjef har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret og har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Eksempel er styrte tilganger til de ulike fagsystemer av systemansvarlige, pålogging via MinID.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt». Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.

Administrativt barnehagesystem: Når barnet slutter i barnehagen blir det satt sluttdato og barnemappen arkiveres i arkivsystemet etter gjeldende lover og regler.

MyKid: Når barnet slutter i barnehagen blir opplysningene slettet fra systemet av enhetsleder.

Dine rettigheter

Se kommunens overordnede personvernerklæring på www.elverum.kommune.no for mer informasjon om dine rettigheter.

Hvis du ønsker å fremme en klage på hvordan kommunen ivaretar dine rettigheter kan dette gjøres til tilsynsmyndigheten som på personvernområdet er:
Datatilsynet, Postboks 8177 Dep., 0152 Oslo

Kontaktinformasjon behandlingsansvarlige:

Solkroken barnehage: enhetsleder Hilde Marken
tlf. 481 30 061, e-post: hilde.marken@elverum.kommune.no

Sorenskrivergården barnehage: enhetsleder Anne Grete Lynum:
tlf. 977 75 942, e-post: anne.grete.lynum@elverum.kommune.no

Stavåsbakken barnehage: enhetsleder Kathrine Øverby
Tlf. 415 40 588, e-post: kathrine.overby@elverum.kommune.no

Søbakken barnehage: enhetsleder Anita T. Svehagen:
tlf. 986 76 049, e-post: brit.anita.t.svehagen@elverum.kommune.no

Terningen barnehage: enhetsleder Siri Rasch Thomassen:
tlf. 951 76 285, e-post: siri.rasch.thomassen@elverum.kommune.no

Ydalir barnehage : enhetsleder Jannicke Holtekjølen
tlf. 995 47 794, e-post: Jannicke.holtekjolen@elverum.kommune.no

Hvilke rettigheter har du?

Når vi behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge de lagres. Du kan henvende deg til Elverum kommune eller direkte til enhetsleder og be om å få innsyn i dine personopplysninger.

Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og innen 30 dager. Dersom det av ulike årsaker blir vanskelig å innfri din henvendelse i løpet av 30 dager, har vi anledning til å utvide fristen med inntil 2 måneder. I slike tilfeller vil du få beskjed om utsatt frist.

Innsyn:
Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn.

Retting av informasjon:
Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet.

Sletting av informasjon: Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandlinger ved for eksempel klage. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er arkivverdige.

Begrenset behandling:
Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene enhetsleder/barnehagesjef sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.

Dataportabilitet:
Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du aktivt har gitt oss om deg gjennom avtale eller samtykke. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningene sendt videre dersom dere flytter.

Protestere mot bruk av opplysninger:
I helt spesielle tilfeller kan det hende du ønsker å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.

Brukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan:

Elverum kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både innbyggerne og ansatte i kommunen.

Personvernombudet kan kontaktes på følgende måte:

  • Post: Elverum kommune v/Personvernombud Pernille Hammer, postboks 403 Vestad, 2408 Elverum
  • E-post: pernille.hammer@elverum.kommune.no
  • Telefon: 452 97 187
  • Besøksadresse: Kommunehuset Folkvang, Lærerskolealleén 1, 2408 Elverum

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679, og er sist oppdatert den 1.12.19.