Personvernerklæring for enheten for bosetting og introduksjon

Vi vil at du skal føle deg trygg på at lover og regler følges. Sikker behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Det er kommunedirektør Kristian Trengereid som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Elverum kommune. Det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til dette, er delegert til leder for enheten for bosetting og introduksjon:

enhetsleder Olaf Arild Olsen
e-post: olaf.arild.olsen@elverum.kommune.no

Hva er formålet?

Enheten for bosetting og introduksjon behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre lovpålagte oppgaver som ansvar for mottak og bosetting av alle flyktninger som bosettes Elverum. Dette innebærer oppfølging i henhold til introduksjonsloven og koordinering og oppfølging i forhold til den enkeltes plan for utdanning og arbeid (introduksjonsprogrammet.)

Enheten har også ansvaret for bosetting av enslige mindreårige flyktninger i samarbeid med Buf-etat og Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI). Vi behandler også personopplysninger for å kunne saksbehandle henvendelser.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. Opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte som om du hadde sendt henvendelsen på papir.

Hva er det rettslige grunnlaget?

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i enheten for bosetting og introduksjon er for det meste hjemlet i lov. Sentrale lover er:

• Introduksjonsloven
• Forvaltningsloven
• Arkivloven
  

I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller blir du informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke.

Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake. I enheten for bosetting og introduksjon benyttes samtykke i integreringsperioden for flyktninger slik at det er mulig å oppnå et helhetlig samarbeid med aktuelle samarbeidspartnere i stat og kommune.

Det er også nødvendig å behandle personopplysninger når det inngås en avtale.

Hvilke personopplysninger behandles?

Vi kan bare behandle personopplysninger om deg som er nødvendige. Som regel behandler vi personopplysninger som navn, adresse, personnummer, utdanning, arbeidserfaring, bolig, familiesituasjon og økonomiske forhold. Noen ganger behandler vi også særskilte personopplysninger, for eksempel opplysninger om helse.

Alle opplysninger om deg er underlagt taushetsplikt.

Bosetting og introduksjon bruker også personopplysningene til å utarbeide statistikk, utredninger og analyser. Personopplysningene behandles da i en form som gjør at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner.

Hvor hentes opplysningene fra?

Personopplysninger som behandles av enheten for bosetting og introduksjon kan komme fra deg selv, foresatte/ pårørende, andre offentlige instanser og relevante fagsystemer.
Dette kan være IMDI, NAV, helsevesenet og barneverntjenesten.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Vi har taushetsplikt om alle opplysninger vi behandler om deg. Hvis offentlige virksomheter eller andre ønsker å få utlevert opplysninger om deg, må de enten ha hjemmel i lov eller du må gi samtykke til utlevering.

Aktuelle eksempler er Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI), læringssenteret, saksbehandler på Nav, økonomiavdelingen, barneverntjenesten, og Nasjonalt introduksjonsregister (NIR). I slike tilfeller vil enheten for bosetting og introduksjon alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.

Hvordan sikres opplysningene?

Enheten for bosetting og introduksjon har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret, og har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene.

Våre fagsystemer er sikret gjennom ulike sikkerhetstiltak. Vårt hovedsystem ligger på sikret sone med tilgangskontroll, og personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette. Alle bevegelser i fagsystemene loggføres slik at det er mulig å se hvem som har gjort hva.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

I utgangspunktet skal ikke opplysninger om deg lagres lenger enn det som er nødvendig. Samtidig har enheten for bosetting og introduksjon arkivplikt etter arkivloven, og vi må derfor som regel oppbevare opplysningene også etter at saksbehandlingen er avsluttet.

Hvilke rettigheter har du?

Når enheten for bosetting og introduksjon behandler opplysninger om deg, skal du som registret i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge de lagres.

Du kan henvende deg til Elverum kommune eller direkte til enheten for bosetting og introduksjon og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og innen 30 dager.

Dersom det av ulike årsaker blir vanskelig å innfri din henvendelse i løpet av 30 dager, har vi anledning til å utvide fristen med inntil 2 måneder. I slike tilfeller vil du få beskjed om utsatt frist.

Innsyn: Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn.

Retting av informasjon: Det er viktig at opplysninger vi har om deg er riktige og at de er nødvendige for den behandlingen skal gjøre. Du kan kreve at opplysninger om deg blir rettet hvis opplysningene er feil eller ufullstendige. Du vil også kunne ha rett til å få lagt til korrekte opplysninger.

Sletting av informasjon: I spesielle tilfeller vil du kunne ha rett til å få slettet opplysninger om deg. Da er forutsetningen at vi ikke har en lovpålagt plikt til å lagre opplysningene som dokumentasjon etter arkivloven. Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandlinger ved for eksempel klage. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er arkivverdige.

Begrenset behandling: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene enheten for bosetting og introduksjon sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.

Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du aktivt har gitt oss om deg gjennom avtale eller samtykke. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningene sendt videre dersom dere flytter.

Protestere mot bruk av opplysninger: I helt spesielle tilfeller kan det hende du ønsker å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.

Klage til Datatilsynet: Du har rett til å klage til Datatilsynet hvis du ikke er fornøyd med hvordan vi behandler personopplysninger om deg, eller hvis du mener behandlingen er i strid med personvernreglene. Informasjon om hvordan du går frem finner du på nettsidene til Datatilsynet.

Brukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan:

• benytte vårt elektroniske skjema på www.elverum.kommune.no
• kontakte oss per post: postboks 403 Vestad, 2418 Elverum
• eller bruke e-postløsningen eDialog

Har du spørsmål som handler om hvordan dine personopplysninger behandles, er du også velkommen til å kontakte personvernombudet i Elverum kommune:

Personvernombud: Pernille Hammer
E-post: pernille.hammer@elverum.kommune.no
Besøksadresse: Kommunehuset Folkvang, Lærerskolealleen 1, 2418 Elverum