Personvernerklæring for Elverumskolen

Personvern og informasjonssikkerhet er viktig, og vi vil at du skal føle deg trygg på at lover og regler følges.

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres.

Behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Det er kommunedirektør Kristian Trengereid som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Elverum kommune. Det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til dette, er delegert til sektorsjef og rektorene.

Hva er formålet?

Elverum kommune samler inn og behandler personopplysninger som er nødvendige for å utføre lovpålagte oppgaver i Elverumskolen. Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

I Elverumskolen er det nødvendig å behandle personopplysninger for:

• å ivareta opplæringen av elevene
• å tilrettelegge for tilpasset opplæring
• å planlegge undervisning
• å vurdere elevarbeider
• å rapportere på resultater, orden, oppførsel og fravær
• å kommunisere med elever og foresatte
• å ha nødvendig informasjon om utfordringer eleven har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold og lignende for å møte elevens behov så lenge eleven går i Elverumskolen

Kommunen har også en plikt til å sikre arkivering og bevaring av opplysninger innhentet i forbindelse med de formål som er nevnt. Opplysningene behandles på samme måte om det er elektronisk eller på papir.

Hva er det rettslige grunnlaget?

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i grunnskolene i Elverum er hovedsakelig hjemlet i lov. Sentrale lover er:

• Opplæringsloven, samt forskrift til denne, inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
• Personopplysningslova, regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
• Arkivloven, inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.
• Forvaltningsloven, inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saker skal bli behandlet i Elverum kommune. Som part i en sak har du særskilte rettigheter, blant annet. om innsyn i sakens dokumenter.
• Offentleglova, inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet.
  

Dersom Elverum kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene (for eksempel ved spørreundersøkelser).

I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller blir du informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.
Det er også nødvendig å behandle personopplysninger når det inngås en avtale.

Hvilke personopplysninger behandles?

Her kommer en beskrivelse av de elektroniske systemene som lagrer personinformasjon for grunnskolene i Elverum.

De ulike systemene behandler nødvendig informasjon knyttet til de ulike formålene som er nevnt tidligere.

• Skoleadministrativt system: Her behandles følgende personopplysninger:
  Om eleven: Fødselsnummer, fornavn, etternavn, adresse, telefon, foresatte, morsmålsopplysninger, skoletilhørighet, klasse, karakterer, orden/oppførsel, fravær, vitnemål, fakturainformasjon (SFO), SFO-tilhørighet, kommunikasjon skole/hjem.

Om foresatte: Fødselsnummer, navn, adresse, telefon, relasjon til barn, ulike samtykker gitt av foresatte.

• Kartleggings - og vurderingsverktøy: Her lagres resultater på kartlegginger, nasjonale prøver og lignende. Systemet viser informasjon om testresultater knyttet til elevens navn for relevante lærere og skolens ledelse. Systemet viser resultater på gruppe/klasse/trinn-nivå for skoleeier (administrasjonen). Systemet skal bidra til å sikre nødvendige og gode tiltak knyttet til enkeltelevers og gruppers læring etter kartlegging.
• Samhandlingsverktøy: Elverumskolen har plattformer for samhandling, både videomøter, deling av ulike dokumenter, presentasjoner, bilder, lekser, oppgaver, meldinger mellom brukere, diskusjoner, kommentarer til innlegg med videre. Nødvendige personopplysninger er navn, telefonnummer, e-post, fag- og klassetilhørighet, individuelle tilpasninger i fag, foresattes kontaktinformasjon.
• Feidebaserte læringsprogrammer: Dette er ulike pedagogiske programmer som elevene kan logge seg inn på med sin Feide-bruker. Disse programmene er godkjente og lagt inn av skolen. Feide er den nasjonale løsningen for sikker innlogging og datadeling i utdanning og forskning.
• System for søknad og organisering av skoleskyss: Her registreres navn, adresse og personnummer for identifisering slik at du kan får transporten du har krav på. Når det søkes skyss av medisinske grunner, må relevante helseopplysninger gis. Andre nødvendige opplysninger er hvilken sone og holdeplass man hører til slik at det kan produseres busskort.
• Sak/arkivsystem: Her ligger elevmappene med all informasjon knyttet til ulike vedtak, personlige forhold, saker om fysisk og psykososialt skolemiljø, skademeldinger og brev fra/til foresatte. Det lagres informasjon fra opplæringen som etter arkivlov skal oppbevares; hvem som har gått på hvilken skole, fravær, underveisvurderinger og sluttvurderinger samt annen dokumentasjon av opplæringen for de som har hatt fritak. Elverumskolen har eget saksbehandlingssystem med godkjent arkivkjerne som ivaretar nødvendig sikkerhet rundt lagring og behandling av sensitive data.

I det daglige arbeidet på skolen finnes informasjon på papir som klasselister med kontaktinfo og oversikt over ulike faggrupper. Dokumenter med personopplysninger oppbevares på forsvarlig måte, og makuleres når informasjonen ikke lenger er relevant.

Hvor hentes opplysningene fra?

Personopplysninger som behandles av grunnskolene i Elverum kommer fra foresatte og eleven selv, relevante fagsystemer og andre offentlige instanser.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi når det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis fra Folkeregisteret.

Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.

Hva overføres til andre skoler?

Elevene har egen elevmappe for barneskolen og får opprettet en ny elevmappe når de starter på ungdomstrinnet. Dette gjelder også elever på 1.-10.-skoler, som Hanstad barne- og ungdomsskole.

Det er kun den som har tjenstlig behov for det som har tilgang til elevmappen, som for eksempel rektor og kontaktlærer.

Når elever slutter i Elverumskolen, lagres elektronisk informasjon i kommunens arkiv i tråd med arkivlovens bestemmelser. Ved overføring til privat skole, annen kommune eller videregående skole blir opplysningene fra tiden i Elverumskolen fortsatt lagret.

Når eleven går over til videregående opplæring er det særskilt informasjon som eventuelt overføres, dette kan være i forbindelse med søknad på særskilt grunnlag, behov for spesielt tilrettelegging eller lignende.

Foresatte deltar i denne prosessen, og gir skriftlig samtykke til det som overføres.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til.

I slike tilfeller vil grunnskolene i Elverum alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.

Eksempler på dette er resultat av nasjonale prøver og eksamen, overføring av karakterer og type fag til VIGO for opptak til videregående opplæring.

Hvordan sikres opplysningene?

Informasjonssikkerhet handler om å sikre at informasjonen ikke blir kjent for uvedkommende, ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende og er tilgjengelig ved behov for de som trenger det.

Grunnskolene i Elverum har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret, og har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene.

Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt». Personopplysninger som vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke vil bli slettet hvis ditt samtykke slettes eller formålet med behandlingen er oppnådd.

Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.

Hvilke rettigheter har du?

Når grunnskolene i Elverum behandler opplysninger om deg, skal du som registret i våre systemer få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge de lagres.

Du kan henvende deg til Elverum kommune eller direkte til grunnskolene i Elverum og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse så raskt som mulig og innen 30 dager.

• Innsyn: Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn som elever.
• Retting av informasjon: Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet.
• Sletting av informasjon: Alle elevmapper lagres i kommunens arkivsystem etter at eleven har sluttet i Elverumskolen. Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandlinger ved for eksempel klage på skolegang. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er arkivverdige, som for eksempel opplysninger fra barnetrinnet som ikke lenger var relevante på ungdomstrinnet.
• Begrenset behandling: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene Elverumskolen sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.
• Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du selv aktivt og digitalt har gitt oss om deg som foresatt eller om ditt barn som elev i Elverumskolen. Dette er opplysninger du har gitt samtykke til. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningen sendt videre til for eksempel ny skole dersom dere flytter.
• Protestere mot bruk av opplysninger: I helt spesielle tilfeller kan det hende du vil ønske å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.

• Les mer om dine rettigheter på datatilsynet.no

Dersom du ønsker å benytte dine rettigheter angående vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte den aktuelle skolen per post eller telefon, eller personlig oppmøte.

Det er også mulig å benytte seg av kommunens skjema for innsyn på hjemmesiden til kommunen.

Personvernombud

Elverum kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både innbyggere og ansatte i kommunen.

Personvernombudet Pernille Hammer kan kontaktes via e-post: Pernille.hammer@elverum.kommune.no

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679.